Negli ultimi mesi l’Intelligenza Artificiale è entrata nelle aziende dalla porta principale… e anche da quelle di servizio. Chatbot, generatori di testi, strumenti per analizzare documenti o scrivere codice: potenti, veloci, spesso gratuiti.
Il problema? Molti li usano senza dirlo a nessuno. Ed è qui che entra in gioco la Shadow AI.
Cos’è una Shadow AI (e perché dovresti preoccupartene)
Con Shadow AI si intendono tutti quegli strumenti di Intelligenza Artificiale utilizzati dai dipendenti al di fuori del controllo dell’azienda.
Un po’ come la “Shadow IT”, ma con un impatto ancora più delicato.
Esempi pratici?
- Un dipendente che incolla un contratto su un’AI online “per farlo riassumere”
- Un commerciale che carica una lista clienti per scrivere una mail più efficace
- Un tecnico che usa un chatbot pubblico per risolvere un problema interno
Tutto fatto in buona fede, per lavorare meglio e più velocemente. Ma senza policy, senza controlli e spesso senza sapere dove finiscono quei dati.
I principali problemi: quando l’AI incontra i dati sensibili
Il primo grande rischio è proprio questo: i dati.
Molti strumenti di AI:
- memorizzano le informazioni inserite
- le usano per addestrare i modelli
- le elaborano su server fuori dall’UE
Tradotto: dati aziendali, informazioni riservate, dati personali o addirittura segreti industriali potrebbero uscire dal perimetro di sicurezza senza che l’azienda se ne accorga.
E no, non basta “fidarsi del fornitore” o cliccare su “accetto i termini” senza leggerli.
Il pericolo delle informazioni errate (spoiler: l’AI non ha sempre ragione)
Altro tema spesso sottovalutato: le risposte sbagliate.
Le AI generative possono:
- inventare informazioni (le famose allucinazioni)
- fornire dati non aggiornati
- rispondere in modo plausibile ma completamente errato
Se qualcuno prende per buone quelle risposte e le usa per:
- decisioni di business
- comunicazioni verso clienti
- documenti ufficiali
…il danno è dietro l’angolo. E la responsabilità, alla fine, è sempre dell’azienda.
Perché usare l’AI in modo consapevole conviene davvero
Detto tutto questo, una cosa va chiarita: l’AI non è il nemico.
Anzi, usata bene è un alleato formidabile.
Un uso consapevole dell’Intelligenza Artificiale porta:
- maggiore produttività
- meno errori ripetitivi
- supporto concreto ai team
- vantaggio competitivo reale
La differenza non la fa lo strumento, ma come lo governi.
Come usare l’AI in modo consapevole (senza bloccare l’innovazione)
Ecco alcuni passi pratici e realistici per affrontare la Shadow AI senza trasformarsi nella “polizia aziendale”.
a. Fai un assessment
Scopri cosa già usano i tuoi utenti.
Fallo in modo trasparente, senza caccia alle streghe. L’obiettivo è mappare la realtà, non punire qualcuno perché ha provato a lavorare meglio.
b. Stabilisci delle regole
Crea una policy semplice e chiara sull’uso degli strumenti AI.
Chi può usare cosa, per quali scopi, con quali dati. Poche regole, ma comprensibili da tutti.
c. Offri alternative ufficiali
Se non dai nulla di meglio, continueranno ad arrangiarsi.
Se invece proponi strumenti approvati, controllati e formati… allora hai vinto.
d. Forma il team
Spiega perché alcune cose non si possono fare.
Non servono corsi complicati: bastano esempi concreti e spiegazioni semplici. La consapevolezza vale più di mille divieti.
e. Monitora, senza spiare
Implementa sistemi che ti permettano di vedere chi usa cosa, dove finiscono i dati, quali strumenti vengono utilizzati.
Non per controllare, ma per proteggere l’azienda e le persone che ci lavorano.
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La Shadow AI non si elimina con i divieti, ma con strategia, strumenti giusti e consapevolezza.
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